Pertama, pelajari tentang kelompok di mana Anda akan berbicara. Pelajari data-data demografis kelompok tersebut seperti jenis kelamin, umur, latar belakang etnis, pendidikan, profesi, gaya hidup, afiliasi keagamaan, budaya, hobbi dan hal-hal yang relevan dengan topik yang akan Anda sampaikan.
Kedua, pelajari sikap pendengar Anda terhadap lingkungan mereka dan hal-hal yang penting bagi mereka. Apakah mereka senang dengan kondisi sosial, potitik, budaya dan pendidikan di lingkungan di mana mereka berada? Apakah kondisi kerja dan kondisi kekeluargaan di daerah tersebut memenuhi harapan-harapan mereka?
Ketiga, pelajari kondisi pendengar Anda,  apakah mereka merupakan satu  kelompok dengan banyak persamaan (homogeneous) ataukah mereka terdiri dari beberapa unsur yang saling bertentangan atau tidak mendukung satu sama lainnya (heterogeneous). Dengan mengenali hal tersebut tentunya memungkinkan Anda bersikap lebih baik dan tidak memihak kepada suatu kelompok tertentu dalam pertemuan tersebut.

Keempat, pelajari sikap pendengar Anda akan topik yang hendak Anda sampaikan. Apakah pendengar sudah nyaman dan kenal dengan topik tersebut. Apakah mereka akan setuju dengan apa yang akan Anda sampaikan atau sebaliknya? Dengan mengetahui hal tersebut, Anda bisa mengantisipasi respons Anda terhadap reaksi dari pendengar Anda. Misalnya kalau pendengar Anda kurang mengetahui tentang topik yang akan Anda bawakan, maka Anda bisa memulai presentasi Anda dengan pengertian tentang topik tersebut dan perkembangan-nya bahkan sampai kepada hal-hal yang belum diketahui tentang topik tersebut. Kalau pendengar Anda mungkin kurang tertarik dengan topik tersebut, maka Anda bisa menyampaikan bagaimana hal tersebut dapat mempengaruhi keadaan mereka sehingga mereka terkoneksi dengan topik tersebut dan pembahasan tersebut bisa memenuhi kebutuhan mereka yang sesungguhnya.

 

Setelah kita mengenali kelompok di mana kita akan berbicara, maka kita bisa menyusun strategi bagaimana menghadapi kelompok tersebut secara optimal. Selanjutnya kita perlu mengerti bahwa kelompok yang akan mendengarkan kita akan mengalami banyak hambatan selama mereka mendengarkan kita. Biasanya dalam setiap komunikasi akan terjadi distorsi-distorsi atau gangguan-gangguan terhadap komunikasi tersebut, dan Anda harus siap menghadapinya. Seringkali kita menyalahkan gangguan-gangguan tersebut dengan istilah ”salah pengertian”.

Terlalu banyak
Ada beberapa faktor yang dapat mengganggu komunikasi Anda:
Pertama, sikap yang salah. Seringkali orang menutup pikiran mereka terhadap pesan-pesan yang didengarnya. Banyak orang juga tidak bisa menerima hal-hal yang bertentangan dengan cara mereka melakukan sesuatu. Mereka tidak bisa menyambut ide-ide baru dengan bersemangat. Sikap-sikap di atas membuat orang kurang terbuka atau dapat menerima sesuatu dengan mudah.
Kedua, informasi yang terlalu banyak. Hindarkan memberikan informasi yang terlalu banyak atau yang disebut ”information overload”. Berikan jumlah informasi yang secukupnya, hindarkan jumlah informasi yang terlalu banyak yang dapat dimengerti seseorang pada suatu saat. Seorang komunikator yang baik biasanya akan memenggal pesannya dalam beberapa bagian yang mudah disampaikan untuk mudah dimengerti pendengarnya.
Ketiga, menggunakan asumsi dalam menyampaikan pesan. Kalau seorang pembicara banyak menggunakan asumsi dalam menyampaikan pesan, hal tersebut bisa dianggap atau diterima sebagai suatu kebenaran dan akan menyebar dalam organisasi yang menerima informasi tersebut. Akibatnya pesan menjadi kurang efektif karena yang dialami adalah hal-hal di luar dari hal yang sebenarnya terjadi. Karena asumsi bukanlah suatu kenyataan. Oleh sebab itu seorang pembicara harus menghindarkan asumsi sebagai suatu pesan yang benar.
Keempat, pendengar dikuasai permasalahannya sendiri (preoccupied). Seringkali pendengar Anda terikat dengan permasalahannya sendiri. Mereka sibuk dengan hal-hal yang terjadi dalam kehidupan mereka dan membawa persoalan itu ke tempat mereka harus duduk untuk mendengarkan Anda. Mereka terikat dan sulit melepaskan diri dari permasalahan tersebut sehingga kurang berkonsentrasi mendengarkan Anda. Jadi di sini Anda harus mengatasi hambatan tersebut dengan memberikan pesan yang jelas tentang apa yang hendak Anda sampaikan. Sebuah judul makalah yang ”striking” dan tepat sasaran akan membantu memberikan konsentrasi kepada pendengar Anda.
Kelima, alat komunikasi yang kurang memadai. Seringkali alat-alat komunikasi yang tersedia kurang memadai, akibatnya mikrofon Anda mungkin akan mengganggu atau speaker kurang berfungsi optimal. Hal lain yang mungkin terjadi adalah komputer Anda serta slide powerpoint  Anda kurang tampil secara sempurna. Oleh sebab itu pastikan Anda mengeceknya sebelum Anda tampil di pentas.
Rekan pemimpin yang budiman, mengingat pentingnya keahlian berkomunikasi ini untuk karir dan prestasi Anda, oleh sebab itu penting bagi kita untuk menjadikan komunikasi ini sebagai suatu proses belajar seumur hidup, menjadi ‘passion’ Anda dan menjadi disiplin Anda.  Melalui komunikasi yang efektif, Anda bisa menghadapi mereka yang  mungkin lebih pandai atau lebih mempesona dari Anda, namun tidak mengembangkan kemampuan komunikasi mereka. Selamat berlatih dan sukses!v